A Reforma Tributária, enfim, está saindo do papel e começa a impactar diretamente a rotina de pequenos empreendedores brasileiros.
Com isso, a publicação da Nota Técnica 2025/002 traz mudanças significativas na emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e e NFC-e) para MEIs e empresas do Simples Nacional, cuja vigência começa em 2026 e cuja obrigatoriedade será total a partir de 2027.
Neste artigo, você vai entender exatamente o que muda, quem será afetado e, mais importante, como se preparar desde já para essa transição obrigatória.
Índice
O Que Muda com a Nota Técnica 2025/002?
Por sua vez, a Nota Técnica 2025/002, divulgada pelo ENCAT (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais), traz uma série de atualizações importantes nos sistemas de emissão de NF-e e NFC-e.
Entre elas, destacam-se mudanças estruturais que impactam diretamente a rotina fiscal de micro e pequenas empresas.
Principais mudanças:
- ● Em primeiro lugar, há a inclusão de novos campos obrigatórios, diretamente relacionados ao novo sistema de tributação por IVA (Imposto sobre Valor Agregado);
- ● Além disso, ocorre a padronização da emissão de notas fiscais em todo o território nacional inclusive para MEIs;
- ● Outra mudança relevante é a atualização do layout XML, o que exigirá o uso de sistemas emissores mais robustos;
- ● Por fim, haverá a integração com a base de dados tributária nacional, o que torna necessário o uso de soluções mais modernas e integradas.
Dessa forma, essas alterações representam o início da adaptação ao novo modelo tributário brasileiro, o qual pretende unificar tributos federais, estaduais e municipais em um único imposto.
Quando as Novas Regras Entram em Vigor?
O cronograma oficial já foi estabelecido:
- 2026: fase de adequação voluntária e testes;
- 1º de janeiro de 2027: obrigatoriedade total para todos os emissores de NF-e e NFC-e, incluindo MEIs e optantes do Simples Nacional.
Portanto, o ano de 2026 será crucial para que os empreendedores ajustem seus sistemas e evitem complicações em 2027.
Como MEIs e Empresas do Simples Nacional Serão Impactados?
Mesmo os microempreendedores individuais (MEIs), que atualmente utilizam modelos simplificados de emissão de nota fiscal, terão que se adaptar à nova realidade.
A partir de 2026, será exigido:
- Uso de sistemas emissores atualizados, compatíveis com o novo layout XML;
- Preenchimento obrigatório de campos fiscais detalhados, mesmo em operações isentas;
- Controle mais rigoroso da emissão e armazenamento de documentos fiscais;
- Apoio técnico ou contábil para garantir conformidade com as novas exigências.
Em resumo, até o modelo mais simples de emissão deixará de existir, e o MEI terá que operar com as mesmas exigências dos demais contribuintes.
Precisa Mudar de Sistema ou Software Fiscal?
Sim, e por esse motivo, os sistemas atuais especialmente os gratuitos e simplificados utilizados por muitos MEIs e pequenas empresas não serão compatíveis com o novo padrão exigido pelas mudanças fiscais.
Será necessário:
- Utilizar um sistema emissor compatível com o novo XML;
- Integrar a ferramenta à base nacional de dados fiscais;
- Contar com suporte técnico contínuo, especialmente para evitar erros no preenchimento;
- Realizar backups e armazenar corretamente os documentos eletrônicos.
Por esse motivo, empresas que ainda não possuem sistema próprio precisarão, desde já, buscar uma solução paga ou, como alternativa viável, contar com o apoio de contadores e plataformas especializadas, a fim de garantir conformidade com as novas exigências fiscais.
Vantagens e Desafios das Novas Regras Fiscais
Vantagens:
- Padronização nacional, que facilitará o controle fiscal entre estados e municípios;
- Redução de fraudes e informalidade no ambiente de negócios;
- Mais segurança jurídica e previsibilidade para empreendedores;
- Aprimoramento da arrecadação, sem aumento direto de carga tributária.
Desafios:
- Custo de implementação para pequenos negócios;
- Curva de aprendizado e necessidade de capacitação;
- Dependência de suporte contábil ou técnico;
- Risco de autuações e bloqueios em caso de não conformidade com o novo padrão.
Qual o Papel da Contabilidade Especializada na Transição?
Diante dessas mudanças, o apoio contábil se tornará ainda mais essencial. Afinal, contadores atualizados têm o papel fundamental de garantir que o seu negócio esteja em conformidade desde o início da transição fiscal.
O contador poderá ajudar você a:
- ● Em primeiro lugar, atualizar os dados fiscais e cadastrais do CNPJ, garantindo que tudo esteja conforme as novas exigências;
- ● Em seguida, escolher o sistema emissor mais adequado para o seu porte e tipo de atividade;
- ● Além disso, evitar erros na emissão das novas NF-e e NFC-e, que poderão causar bloqueios ou penalidades;
- ● Também é possível criar um planejamento tributário estratégico, já alinhado com a nova legislação;
- ● Por fim, evitar multas, bloqueios e inconsistências com o Fisco, assegurando tranquilidade e regularidade fiscal.
O Que MEIs e Pequenos Negócios Devem Fazer Agora?
Passo a passo para se preparar:
- 1. Converse com seu contador sobre a necessidade de emitir nota fiscal com base no seu CNAE;
- 2. Verifique se o sistema atual será compatível com o novo layout XML;
- 3. Se necessário, migre para um software emissor certificado e com suporte técnico;
- 4. Atualize seus dados junto à Receita Federal e Secretaria da Fazenda;
- 5. Treine sua equipe ou peça suporte contábil para aprender a preencher os campos tributários obrigatórios;
- 6. Adapte seus processos internos de emissão, armazenamento e controle de documentos fiscais.
E Quem Não Se Adequar?
Empresas e MEIs que não se adequarem até 2027 estarão sujeitas a:
- Bloqueio da emissão de notas fiscais;
- Multas por não cumprimento das obrigações acessórias;
- Perda de benefícios fiscais e possibilidade de exclusão do Simples Nacional;
- Comprometimento do CNPJ por inconsistência de dados fiscais.
Exemplos Práticos de Impacto
- ● Por exemplo, o MEI que vende produtos online precisará gerar notas fiscais com todos os campos tributários do novo layout XML, mesmo em vendas simples realizadas por marketplaces.
- ● Da mesma forma, o prestador de serviços do Simples Nacional terá que calcular corretamente os tributos, conforme a nova estrutura de IVA, e preencher todos os dados técnicos no sistema emissor.
- ● Além disso, a loja física de pequeno porte que continuar utilizando um sistema gratuito e desatualizado corre o risco de ser impedida de emitir notas fiscais e ainda poderá sofrer penalidades fiscais.
Benefícios de Se Antecipar à Transição
Empresas que se anteciparem terão:
- Maior previsibilidade tributária;
- Redução de riscos e penalidades;
- Mais tempo para testar e ajustar os sistemas sem pressão;
- Melhoria na organização fiscal e contábil interna;
- Possibilidade de usar o novo padrão como diferencial competitivo.
Considerações Finais: O Momento de Agir é Agora
Atualmente, a Reforma Tributária já não é mais uma ideia distante pelo contrário, ela começou a moldar, de forma concreta, o futuro da emissão fiscal no Brasil.
A publicação da Nota Técnica 2025/002 representa um marco: em 2027, será obrigatória a emissão de NF-e e NFC-e em novo formato, inclusive por MEIs e empresas do Simples Nacional.
O que você pode fazer agora:
- Verifique com seu contador se o seu CNAE exige emissão de NF;
- Avalie seu sistema atual e considere a migração;
- Busque apoio de uma contabilidade especializada;
- Prepare sua empresa e sua equipe para a transição;
- Evite deixar para a última hora 2026 será o ano da virada.
