Qualquer empresa que tenha uma boa gestão não tem como, sempre analisar e fazer uma redução de custo e despesas, isso é fundamental, para evitar uma crise financeira.

E em tempos de crise que o Brasil passa, não tem como fazer o controle o, gerenciamento e monitoramento das despesas e custo, sem isso você vai trabalhar na sua empresa somente para pagar conta.

Primeiramente você tem que ter no mínimo um controle de fluxo de caixa, sem isso é perda de tempo, pois sem o registro de caixa, não saberemos o que foi pago, o que foi pago errado, duplicado, e assim identificar os pagamento das despesas para poder gerenciar.

Vamos entender o que é custo e despesas:

Entender a diferença entre custo e despesa vai fazer toda a diferença para analise os gastos e tomar decisões na sua empresa e com isso fazer a gestão de custo e despesa

Custo: são todos e quaisquer gastos em aquisição ou produção de mercadorias ex: mão de obra, matéria prima, gastos em feral com fabricação.

Depreciação das maquinas e equipamentos e alem disso o custo é divido em direto e indireto, sempre bom ter um consultor para analisar seus custos caso tenha dificuldades em classificar.

Despesas: são os fastos referente a administração da empresa, como o marketing, comercial, financeiro, gastos em geral para manter a estrutura funcionando, ex: material de expediente.

A gestão de custo e despesas vai dar uma melhor gestão para a sua empresa, tem uma melhora na qualidade, eficiência e assim ter mais resultado, afinal redução de custo e despesa vai dar mais lucro para você.

Dicas para ter uma boa Redução de Custo e Despesas

#01 – Ter o total controle de registro Financeiro dos custo e despesas

Não adianta querer fazer um controle de custo e despesas sem você ter no mínimo um fluxo de caixa, onde tenha tudo registrado, tanto dos pagamentos quanto dos recebimentos.

No caso de controle de custos e despesas de uma micro ou pequena empresa, pode ser uma planilha de fluxo de caixa, bem identificado com dashboard para poder fazer a identificação e analises dos registro.

#02 Analise dos custos e despesas atual

O 1º passo foi fazer o registro agora é fazer analise, com tudo registro você consegue analisar o que gastou mais com isso, com aquilo e assim montar um plano de redução desse determinado custo ou despesa.

Muitas empresas acabam gastando muito e perdendo o controle pois justamente um simples controle financeiro não tem, e ai como analisar?

Por exemplo: estávamos com um custo sobre a taxa de boleto em nosso escritório, identificamos isso nos relatório, e avaliando verificamos que estava caro, analisamos o mercado, outras empresas de emissão de boleto e estávamos pagando quase o triplo de taxa e manutenção de boleto bancário.

Isso só foi possível graças ao registro financeiro, então resolvemos mudar para outra empresa de gestão de boletos, redução considerável de uma despesa bancaria sobre emissão de boletos.

É esse tipo de analise que deve ser feito, quanto estou gastando de taxa de boleto, de material de expediente, de refeição dos funcionários? Só irá saber se tiver os registro financeiro.

#03 Planejamento de compras e serviços

Qual quer tipo de compra seja material de expediente, material p estoque, material para obra, enfim, planeje, tem uma técnica que usamos que a seguinte, faça um orçamento em 3 lugares, sempre!!!

Quando contratar um serviço, faça orçamentos em empresas diferentes, analise a qualidade, nome da empresa, prazos de entrega e preço, sempre sua função é economizar, mas com qualidade.

Hoje existem aplicativos que faz comparação de preços de produtos e serviços, a internet esta dominando e isso pode ser usada como ferramenta, para que seja feito pesquisas, orçamento e principalmente o planejamento dessas comprar e serviços, com certeza serão útil na redução de custo e despesas da sua empresa.

#04 Renegociação de Dívidas

Se existem pagamentos pendentes e dívidas, não deixe que acumule, pois tem multas e juros e se caso for Imposto, tem multa juros, taxa selic e correção monetária.

O Simples Nacional o Imposto é menos, mas experimente atrasar para você ver o tamanho da multa e juros, e isso afeta diretamente seu caixa.

Caso tenha dividas com fornecedores, liga, negocia, diga que quer pagar, mas precisa de um prazo maior ou juros menores dentro do seu orçamento, prometa que vai cumprir e cumpra.

Se for dívida em banco, por favor, corra liga, renegocia para que os juros não tripliquem, muita caro e afeta diretamente seu caixa os juros bancários de empréstimos, de cartão, de lis, de credito, enfim, isso vai ajudar sua empresa na redução de custo e despesas.

#05 Invista em software de gerenciamento e produtividade

Um dos grandes problemas dos micros e pequenas empresas e posso ate falar das medias empresas, é justamente a falta de produtividade e gerenciamento de tarefas.

Empresas de vendas que ainda trabalham com agenda de papel para agendar, anotar os prospecto etc.

Sendo que hoje existem ferramentas em nuvem online que em qualquer lugar, você pode usar, consultar, e ate lembretes no celular sobre visitar tal, retorno tal, pós venda do cliente “X”.

Essas ferramentas faz sua empresa tem uma redução de custo de papel, derrepente, você esquece e o aplicativo te lembram monitora etc.

Bom, precisa nem falar que estamos nos tempos de ferramentas que podem ajudar e ajudam muito seu gerenciamento.

Gerenciamento de tarefas, vários aplicativos de tarefas, como Trello, Google kip, etc. gratuitos, onde, você coloca anotações, tarefas rápidas, etc, e pode compartilhar com a equipe, evitando assim, vários papeis, que podem molhar, perder, ferramentas úteis para gerenciar tarefas da sua empresa.

#06 Documentação em nuvem, armazenamento online

Em pleno século XXI, na fase de aplicativos e ferramentas cada vez mais completas ajudando gerenciamento e gerando produtividade para pessoas, imprimindo Notas Fiscais, Recibos e fazendo controle com um monte de papelada, e caixas de papeis e mais caixas.

Esse custo de papel, caixa podem ser reduzidos através de ferramentas de documentos em nuvem, boletos, recibos, comprovantes podem ser impresso em PDF e colocado em nuvem.

Hoje o caixa nosso da The Control  é totalmente em nuvem, todos os boletos cadastramos para receber por email, e todo pagamento feito no banco online.

Comprovantes organizados em pastas arquivos em pdf e colocado em nuvem, com isso temos uma redução drástica com custo de papel.

Experimente as varias plataformas que você pode pesquisar, testar, tem ferramentas gratuitas por quantidade ou por dias, teste para saber qual a melhor para o seu negocio.

Tenho certeza que isso dará uma redução de custo e despesas em papel, espaço físico e outras coisas.

#07 Envolva sua equipe no processo de redução de custos e despesa

Só será possível se sua equipe, mesmo que seja uma micro e pequena empresa, se for só você e sua esposa, um funcionário, dois, três, funcionários, enfim, só será possível com a ajuda da sua equipe.

Envolva sua equipe, para poder ter resultado na redução de custo e despesas da sua empresa, o trabalho em equipe é essencial, cada um fazendo sua parte, economizado em seu setor, no final o resultado será satisfatório.

#08 Metas de redução de custo e despesas

Trabalhando em equipe você começa a fazer meta, crie metas, nomeia um responsável por setor, ou responsável para monitorar certos gastos para que você possa ter resultado.

Se possível der um bônus para funcionário que conseguir fazer uma maior redução de custo, por exemplo, gasto com material de expediente.

Pode ser feito uma meta de redução quem gastou menos papel oficio, quem gastou menos isso, aquilo, enfim, defina conforme a sua empresa.

Sistemas pagos que não estão sendo usado, ou que não estão tendo o resultado esperado, crie uma meta para que seja levantado quais gastos estão sendo desnecessário na empresa.

Envolva a equipe, faça essa gestão e você terá bons resultado na redução de custo e despesas.

O financeiro pode ter meta de redução de custo com emissão de boleto, de inadimplência, por exemplo, crie metas, trabalhe em equipe, a união faz a força.

Ainda mais se for uma micro ou pequena empresa com duas (2) pessoas ou mais, é essencial para ter uma redução de custo e despesas.

#09 Melhore seu treinamento em equipe

Faça com que seu(s) funcionário faça treinamento, funcionário bem treinado, pode atender com uma melhor qualidade e uma quantidade maior de cliente.

Se um funcionário atende 5 (cinco) cliente em uma hora, um bom treinamento pode se dobrar a quantidade, e isso tem uma redução de seu custo e despesa já que não precisa contratar outro funcionário, e ainda ganha produtividade que resulta em lucro.

#10 Revise todo seu processo, administrativo, financeiro.

Revise todo seu processo, financeiro e administrativo faça isso o quanto antes, será que trocar hora extra por banco de horas é melhor para reduzir custo e despesa? Pode ser que sim.

Revise todo seu financeiro, já foi citado, registre tudo, tenha um sistema, revise sempre, os custos de cobranças, de taxa de manutenção, enfim, mantenha sem atendo e antenado para que nada fuja do seu controle.

Revise todo processo de compra, de estoque, de custo de venda, revise ate o regime tributário junto com seu contador para saber se realmente é o menor imposto que se esta pagando.